Aandacht voor planning

door: Ester Braat, efficiency coach.
Je agenda kan een weerspiegeling zijn van hoe je de komende tijd wilt invullen. Wat ik echter in de praktijk zie, is dat veel mensen alleen de bijeenkomsten met anderen – de zogenaamde ‘afspraken’- in hun agenda zetten. Maar een afspraak met jezelf is óók een afspraak. Laat je agenda een inspirerende preview zijn met acties en afspraken waarbij jouw talent tot uiting komt en waar je energie van krijgt. Aandacht voor planning is belangrijk.

Aandacht voor planning voor een duidelijk beeld

Ben jij iemand die tot nog toe alleen je vergaderingen of klantafspraken in je agenda noteert? Dan ontbreekt het je waarschijnlijk aan een volledig beeld van je werkdruk. Hierdoor weet je niet wanneer je écht ruimte of vrije tijd hebt. Bovendien herinner je jezelf zo niet aan je grotere plan, namelijk je levensdoelen en lange termijn werkdoelen. Dit geeft onrust en een continu gevoel van ‘het te druk hebben’. Aandacht voor planning is key.

To-Do lijst

Op je to-do lijst noteer je alles wat je nog wilt doen zonder dat je er een datum of deadline aan koppelt. Dit kunnen zijn de zaken die je wilt uitzoeken, de spullen die fijn zouden zijn om aan te schaffen of de mensen die je toch nog eens zou willen spreken. Gebruik je to-do lijst dus nooit om de dingen op te schrijven die je ‘vandaag gaat doen’. Die horen namelijk in je agenda. Datumgebonden taken die in je opkomen schrijf je meteen in je agenda. Zo zorg je ervoor dat je één plek hebt waar je de taken vindt die jij te doen hebt. Je agenda!

Agenda

Goede aandacht voor planning betekent ook dat je netjes overzicht houdt. Eén keer per week – voor veel mensen maandagochtend – verwerk je je post en e-mail en bekijk je alle items op je to-do lijst. Dit kunnen 10 tot 20 pagina’s zijn. De items die deze week opeens urgent zijn en moeten gebeuren, noteer je in je agenda, maar laat je óók op je to-do lijst staan. Je streept ze pas door als je ze daadwerkelijk uitgevoerd hebt, of besluit om ze niet meer te doen. Een elektronische to-do lijst werkt enkel en alleen als de computer 24 uur per dag aanstaat en toegankelijk is! Voor de meeste mensen werkt een papieren todo lijst het beste. Je kan ook een gedeelte van de notitieblaadjes in je Filofax als to-do lijst gebruiken.

Algemene agendatips

1. Werk met potlood en / of post-it’s.
2. Kies voor een agenda waar per dag de tijd is weergeven van 8:00 tot 23:00,
bij voorkeur twee open regels per uur. Zo kan je daadwerkelijk acties voor
een bepaalde tijd inplannen.
3. Plan taken direct in je ‘dag tot dag’ planning in plaats van je maandoverzicht
4. Plan je agendatijd bruto in,in plaats van netto. Ben je na de eerste
vergadering op maandagochtend helemaal gaar en staar je om bij te komen
eerst een kwartier over je kop koffie heen? Plan de vergadering bruto in, dus
een kwartier langer in je agenda.

5. Voor alle afspraken geldt: als je weet dat er elk kwartaal een algemeen
overleg van 4 uur plaats vindt maar je weet nog niet precies wanneer, plan
deze dan tóch in op een flexibele manier. Namelijk met een post-it. Of digitaal
met een terugkeerpatroon.
6. Plan het liefst alles voor het hele jaar in. Plan je alleen de komende drie
maanden? Plaats dan elke maand een herinnering in je agenda om je agenda
drie maanden verderop weer in te plannen.

Bij de juiste aandacht voor planning hoort ook dat je prioriteiten stelt. Plan in op volgorde van belangrijkheid – zie hiervoor de stappen die ik hieronder bespreek.

Plan je levensdoelen praktisch in

Aandacht voor planning is belangrijk om je doelen te bereiken. Wat zijn je drie of vier levensdoelen? Welke acties, activiteiten en gedrag koppel je hieraan? Voorbeelden van acties bij levensdoelen zijn:

· ‘Gezondheid’. Praktisch betekent dat wellicht voor jou dat je minimaal 2 avonden thuis bent om te koken of te lezen, als tegenhanger voor je drukke baan. Gebruik dan bijvoorbeeld een groene post-it om die avonden flexibel ‘vrij te houden’. Zo zie je in één oogopslag in je agenda hoeveel tijd je werkelijk nog hebt te vergeven.

· ‘Genieten van ons gezin’. Wat wil je graag als gezin doen? Naar musea, de natuur in, of samen spelletjes doen? Hoeveel tijd wil je minimaal per jaar amen doorbrengen? Zet het in je agenda, voordat er geen plek meer over lijkt.

· ‘Vrijheid en passie’. Leer je autorijden, salsadansen of leer je genieten van je vrije zaterdag? Plan de lessen in of houd de zaterdag vrij.

· ‘Persoonlijke groei’. Wil je elk jaar minimaal één cursus of opleiding volgen, maar je weet nu nog niet welke? Blok alvast een aantal dagen in anticipatie op wat komen gaat en een middag in de nabije toekomst waarop je een opleiding of cursus gaat uitzoeken.

Je levensdoelen plan je het allereerst in je agenda. Eventueel met post-it’s als ze wel belangrijk zijn, maar nog geen vaste datum hebben (bijvoorbeeld 5 keer per jaar uit eten met je partner). Het geeft een hoop rust en energie als je werkzaamheden óók leiden naar (of: bijdragen aan?) je levensdoelen.

Afspraken met familie en sociaal

Bij een goede aandacht voor planning horen ook privé afspraken. Persoonlijke afspraken en de vakanties met de kinderen, verjaardagen, belangrijke mijlpalen, jubilea etc.
· Favoriete uitjes, congressen en niet te missen familiedagen horen duidelijk in je agenda.
· Verlies je je partner door alle drukte uit het oog? Leg voor de komende maanden de oppas nu al voor één avond per maand extra vast en geniet van het vooruitzicht van een avondje uit eten of een bezoek aan de sauna. Niet spontaan genoeg? Laat de plaats van bestemming dan voor de ander een verrassing zijn.
· En voor die belangrijke persoon in je leven? Welke dagen / avonden houd jij vrij zodat je partner óók haar of zijn levensdoelen kan behalen?

Werkgerelateerde afspraken

Je werk afspraken inplannen vergt aandacht. Hoe doe je dat?

Jouw agenda

. Geef in je agenda helder weer wanneer je start met werken en wanneer je naar huis gaat.
· Zet alle terugkerende afspraken in je agenda zoals vergaderingen, klantcontacten, rapportbijeenkomsten, beoordelingsgesprekken, etc.
· Plan tijd in voor je lunch.
· Neem twee tot vier keer per dag je post en e-mail door (bij voorkeur elke ochtend tussen 9 en 10 en nog een uur in de middag. Dit is het lezen, direct opvolgen indien korter dan 5 minuten en inplannen van langere taken);

Tijd juist inschatten

· Reserveer tijd om ad hoc taken uit te voeren (dikwijls één à twee uur per \ dag). Dit zijn taken waardoor je ‘verrast’ kan worden op de dag zelf. Bijvoorbeeld telefoontjes waar je vandaag actie op moet ondernemen, de email die een half uur duurt om door te lezen, de collega die iets van je nodig heeft. Plan deze tijd globaal in, ook al weet je niet wanneer je de ad hoc tijd nodig zult hebben.
Bijvoorbeeld na de lunch, tussen 13 en 14 en tussen 16 en 17. Zo voorkom je dat je jouw agenda volplant met projecten en vergaderingen, maar geen tijd overhoudt voor de brandjes van alledag.

Wat plan je nog mee in je agenda?

· Vergeet niet de vergaderingen in de avonden weer te geven, of de dagen dat je weg bent voor je communicatiecursus …en dus ook de dagen die je daarvoor compenseert.
· Netwerken, evalueren of nieuwe producten ontwikkelen kost ook tijd, dus plan die acties in.
Als het goed is lijkt je agenda nu gevuld, terwijl het daadwerkelijke werk dat bij je functie of beroep hoort er misschien nog niet volledig instaat.
Merk je dat je agenda nú al vol zit? Ontspan: je bent bezig met het zichtbaar maken van je werkdruk. Het gevoel dat je ‘teveel’ doet, of het ‘te druk hebt’ wordt alleen maar zichtbaar in je agenda.

——————————————-
LEES OOK: Waar-wil-jij-naartoe-als-ondernemer-doelen-stellen
EN Gratis-e-book-voor-ondernemen-succes-is-persoonlijk
——————————————-

En dan eindelijk alle taken die bij je functieomschrijving horen

· Wat zijn je taken? Aan welke projecten werk je? Zet alles in je agenda waar je al ‘ja’ tegen gezegd hebt en je af moet ronden of moet produceren.
· Wat zijn de deadlines van de projecten? Start met je belangrijkste project en werk terug naar vandaag met de bijbehorende acties. Werk zonodig met het blokken van dagdelen voor project x, y z. Plan per project altijd 10 tot 20 % meer tijd in dan je denkt nodig te hebben.

· Hoeveel klanten wil je de komende maanden hebben? Hoeveel tijd voorzie je dat de acquisitiegesprekken, de offertes, het opvolgen en de uitvoering gaan vergen? Heb je deze ruimte nog over in je agenda?
· Zijn er producten of trainingen die je wilt ontwikkelen en neerzetten? Beschouw dit als project en plan het in.
· Hoort netwerken en relatiebeheer tot je taken? Plan de netwerkdagen en -momenten zoveel mogelijk in.

Te veel te doen in te weinig tijd?

· De sleutel is om alleen dát te doen dat naar je doelen leidt. Vraag je letterlijk bij een taak af: leidt dit naar mijn doelen? (direct of indirect). Een andere vraag kan zijn: geeft dit energie (korte of lange termijn) of kost dit energie?
· Doe je al alléén acties die naar je doelen leiden? Doe dan datgene waar je het meeste energie van krijgt en schakel voor het overige andere professionals in of assistentes / uitzendkrachten.
· Doe hetzelfde in minder tijd (maar lever nog wel de kwaliteit die je wilt
leveren).

· Doe minder en doe de rest later, volgende jaar of besteed het wederom uit.
· Ben je gewoon overal in geïnteresseerd, zie je overal nieuwe taken, werk je al
super efficiënt en blijft je agenda te druk? Waarschijnlijk ben je gewend aan ‘te veel, te druk, nooit genoeg’ en zal je – ongeacht je takenlijst of werkdruk – altijd meer willen doen in te weinig tijd. Zoek uit waar je prestatiedrang, je honger naar prikkels of je angst voor rust en leegte vandaan komt.

Praktisch gedrag

· Check elke ochtend hoe je dag eruit ziet.
· Houd jezelf aan je eigen planning en als die je niet bevalt, pas deze dan aan.
· Maak van jezelf geen opschuiver en geen uitsteller.
· Beloon jezelf op korte termijn voor vervelende klusjes.
· Bekijk maandag hoe je komende week eruit ziet.
· Houd je ad hoc blokken echt ‘vrij’ voor ad hoc acties. Je kan in deze tijd altijd vooruit gaan werken mochten er zich geen brandjes voordoen.

· Wees realistisch in je brutotijd.
· Noteer herinneringen bovenaan of onderaan.
· Ook een afspraak met jezelf is een afspraak. Leer te zeggen: ‘nee, dan heb ik al een afspraak’. Of zeg: ‘ja ik zou wel willen, maar ik heb daar geen ruimte meer voor’.
· Laat mensen jou eens terugbellen in plaats van andersom.
· In plaats van: ‘daar heb ik geen tijd voor’ kan je zeggen: ‘over twee weken kan ik daar een middag aan besteden’.

Elke eerste werkdag van de week

(deze tekst kan je in het notitieveld van je terugkeerpatroon ‘post en e-mail’ plakken)
· Check of je taken van de afgelopen week hebt laten liggen en plan deze opnieuw in.
· Check hoe je komende week eruit ziet en of er geen dubbele afspraken in je agenda staan.
· Check wat er in je postvakje ‘afwachten’ en ‘ingepland’ zit.
· Neem je gehele to-do lijst door en plan die taken in die komende week moeten gebeuren.
· Verwerk je papieren post en elektronische post. Alles dat 5 minuten in beslag neemt of minder doe je meteen, de rest plan je in (kan gedeeltelijk op de dag zelf ook in de ad hoc tijd).

Aandacht voor planning zal je helpen om je doelen te bereiken. Laat ons weten of dit artikel jou daarbij helpt!