Haar Eigen Zaak! Voor vrouwelijke ondernemers
Auteur: Michel Hoetmer.
Wanneer PowerPoint ter sprake komt buitelen de presentatiedeskundigen over elkaar heen. Volgens sommigen is het totaal uit den boze. Anderen juichen het weer toe. Mag je PowerPoint nu wel of niet gebruiken tijdens je presentatie? Er is natuurlijk helemaal niets tegen het gebruik van PowerPoint. Waar regelmatig alles mis mee is, is de manier waarop men PowerPoint inzet. In dit artikel vind je 5 belangrijke redenen die pleiten voor het gebruik van presentatiemiddelen zoals PowerPoint of Prezi.
1. Voorbereiding
Tenzij je een geboren spreker bent en je verhalen gemakkelijk uit je mouw schudt, is het verstandig om jezelf grondig voor te bereiden. Het maken van een presentatie biedt daarbij een prima houvast. Het geeft je de kans zorgvuldig te overdenken wat je wel of niet gaat vertellen.
Tip. Voor eenmalige presentaties is PowerPoint een uitkomst. De dia’s dienen als ‘spiekbriefje’. Zet de laptop goed zichtbaar voor je neer. Dan heeft vrijwel niemand het door wanneer je eventjes spiekt. Een ander trucje is om iets op het beeldscherm aan te wijzen.
Pas op. Wanneer je iets aanwijst, keer de zaal dan niet de rug toe.
Pas op. Lees nooit voor! Dan kun je net zo goed je mond houden en de hand-out direct uitreiken.
2. Structuur
Aan de hand van de presentatie breng je een duidelijke structuur aan in je verhaal. Het is super eenvoudig om de dia’s op uw computer te ordenen tot een logisch geheel.
Een veel gebruikte structuur is kop, romp, staart. In de kop vertel je met zoveel woorden wat je gaat presenteren.
Beter is nog je publiek te motiveren en te vertellen wat het nut is om naar je te luisteren. Dat kan bijvoorbeeld prima aan de hand van een ervaring. Je vertelt bijvoorbeeld over een probleem wat je hebt meegemaakt en hoe je deze situatie ten goede hebt gekeerd.
De romp vormt de kern van je verhaal en in de staart vat je de belangrijkste punten nog eens kort een bondig samen.
Wellicht is het een goed idee om jouw publiek tot actie op te roepen voordat je het verhaal samenvat. Geef ze eventjes de kans daarop te reageren en vat dan samen. Het voordeel is dat je eventuele kritiek of suggesties nog ‘mee kunt pakken’.
3. Beeldend
De moderne mens is gewend geraakt aan een mix van beelden en geluiden. Dus is er niets mis mee om je verhaal daarmee te illustreren. Sterker nog: wanneer je bijpassende beelden (zoals foto’s) verzamelt, maken deze jouw verhaal een stuk krachtiger. Nog sterker: zonder beelden zou het er wel eens toe kunnen leiden dat mensen het een saaie bedoening vinden.
Af en toe een geluidje (ik gebruik soms toepasselijke muziekfragmenten) kunnen ook flink wat leven in de brouwerij brengen. Overdrijf daarmee niet. Ook een videofragment is prima mogelijk. In alle gevallen ligt de nadruk natuurlijk op het woord ‘fragment’.
Tip. Overtuig jezelf ervan dat de beelden (geluiden en video) jouw verhaal daadwerkelijk versterken. Vraag ook aan anderen welke associaties deze oproepen.
Tip. Beperk de informatie per dia. Maak er geen ratjetoe van.
4. Ingewikkelde informatie
PowerPoint is natuurlijk prachtig voor het overbrengen van complexe informatie. Denk daarbij aan allerlei cijfers en diagrammen. Dit is informatie die je vrijwel niet via het gesproken woord kunt overbrengen. Dien het in hapklare brokken op.
Tip. Vereenvoudig grafieken. Haal overbodige gegevens weg.
Tip. Gebruik maximaal 3 tot 5 bullets met steekwoorden of korte zinnen per dia.
Pas op. Beperk het aantal dia’s. Een aardige vuistregel is 1 dia per 3 minuten.
5. Hand-out
Nog een voordeel van presentatiemiddelen: je kunt hand-outs met aantekeningen uitdelen aan het publiek. Op deze manier stelt je ze in staat de zaken nog eens op hun gemak door te nemen.
Daarnaast is het mogelijk je presentatie verder te verspreiden via sociale media. Denk bijvoorbeeld aan Slideshare.
Tenslotte: een PowerPoint/Prezi-presentatie is en blijft een hulpmiddel. Het dient er toe het verhaal te versterken. Jij bent het verhaal. Zelfs de mooiste presentatie kan niet verhullen wanneer de spreker allerlei standaardfouten maakt.
PS. Voor korte speeches of een toespraak bij speciale gelegenheden is PowerPoint natuurlijk minder geschikt.
Auteur: Michel Hoetmer
