Facturen maken en versturen, dat doe je zo!

Je bent net gestart als ondernemer en je hebt je eerste klant geholpen een probleem op te lossen. Je bent zo trots als een pauw en gaat je eerste facturen maken en versturen. Hoe doe je dat? Het is niet moeilijk, maar er zijn wel belangrijke regels waar een factuur aan moet voldoen. Zeker als jouw klant een wat groter bedrijf is, zullen ze daar kritisch mee omgaan. En de belastingdienst heeft ook duidelijke regels.

Herkenbaar en duidelijk

Een factuur maken is niet moeilijk, maar er zijn wel regels voor. Zorg ervoor dat de factuur die jij verstuurt, herkenbaar van jouw bedrijf komt. Zet bijvoorbeeld jouw bedrijfslogo links of rechts bovenaan de factuur. Neem een groot lettertype, zodat iedereen de tekst en de cijfers goed kan lezen. Zet voor alle zekerheid met koeienletters het woord ‘FACTUUR’ bovenaan, liefst  in het midden van de A4. Zo ziet iedereen gelijk dat het de bedoeling is dat er iets betaald wordt. Probeer jouw factuur trouwens wel op 1 A4 te zetten. Neem ook een recht-toe-recht-aan lettertype om er zeker van te zijn dat iedereen begrijpt wat er staat. Sommige mensen kunnen sierlijke letters echt moeilijker lezen dan een simpele Arial of Calibri. Als je de factuur digitaal verstuurd, zet deze dan in PDF bestandstype.

Welke informatie zet je op de facturen?

Een van de belangrijkste oorzaken van een slechte cashflow zijn achterstallige betalingen van klanten. Als een factuur onduidelijkheden of fouten bevat, kan dat ervoor zorgen dat deze te laat betaald wordt. Het loont dus om aandacht te besteden aan facturen maken. Welke informatie mag niet ontbreken als je een factuur gaat opstellen? De belastingdienst heeft daarvoor een aantal duidelijke eisen opgesteld:

Eisen belastingdienst

– Vermeld naam en adres van je onderneming (let op: alleen het postbusadres is niet voldoende)
– Het inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel
– Je btw-nummer. Deze heeft 14 posities. Als de btw betaald wordt door de klant, zogenaamde ‘verlegde btw’, vermeld dan ook het btw-nummer van de klant. Dit doe je als je zaken doet met klanten uit het buitenland
– Naam en adres van de klant
– Factuurdatum -dat is de datum waarop de factuur gemaakt is
– Uniek volgnummer van de factuur, het factuurnummer. Je bent verplicht de facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren. Dat is ook handig voor je eigen administratie
– Hoeveelheid en omschrijving van de geleverde goederen/diensten
– Leverdatum van de goederen of diensten
– Prijzen exclusief btw
– Het btw-tarief dat je hanteert, dit is 6 procent of 21 procent afhankelijk van de geleverde goederen of diensten. Als je diensten niet btw-belast zijn, neem dan een regel op waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: ‘Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw’
– Btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief

Verstuur op tijd en betalingstermijn

Verstuur je factuur altijd voor de 15e van de maand, na de maand waarin je je product of dienst hebt geleverd. In sommige gevallen gelden aangepaste regels voor facturen, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de verleggingsregeling als je zaken doet met klanten in het buitenland. Vergeet niet je eigen rekeningnummer op te nemen in de factuur en vermeld een duidelijke betalingstermijn. Je kunt veertien dagen aangeven, maar de meeste grote bedrijven zullen pas binnen 30 dagen kunnen betalen, omdat hun ‘systeem’ daarop ingericht is. Als de betalingstermijn verlopen is, stuur dan gelijk een herinnering. Dat helpt jou om je cash flow op orde te houden. Houd er rekening mee dat je jouw administratie zeven tot tien jaar bewaren moet volgens de regels van de belastingdienst.

Bron: belastingdienst.nl