Kilometer registratie voor ondernemers

Kilometer registratie, wat zijn de eisen van de belastingdienst?

Kilometer registratie is belangrijk voor ondernemers. De belastingdienst stelt daar eisen aan, bijvoorbeeld bij privé gebruik van de auto van de zaak. Om aan te kunnen tonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met jouw zakelijke wagen bijvoorbeeld, eist de Belastingdienst dat jij jouw gereden kilometers nauwkeurig registreert. Welke gegevens wil de Belastingdienst hebben en hoe controleert zij dat?

Welke gegevens bevat een kilometerregistratie?

De Belastingdienst wil ten eerste de algemene gegevens van jouw auto weten:

• Het merk van de auto;
• Het type auto;
• Het kenteken van de auto;
• De periode waarin je de auto tot jouw beschikking hebt.

Afbeelding 1. Voorbeeld sjabloon rittenregistratie van EasyTemplate. Met veel ritten op een dag kost dit een hoop tijd om te administreren.

Daarnaast eist de Belastingdienst dat zij alle exacte ritgegevens van je ontvangen. Dat wil zeggen dat je per gereden rit de volgende informatie moet noteren:

• De datum waarop de autorit plaatsvindt;
• De begin- en eindstand van de kilometerteller;
• Het vertrek- en het aankomstadres van zowel de heen- als de terugreis;
• De route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen;
• Of het een privérit betreft of een zakelijke rit.

Rijdt je tijdens dezelfde rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers, dan moeten de omgereden privékilometers ook geregistreerd worden.

Controle Belastingdienst

Ongeacht de manier waarop je je kilometers registreert, kan de Belastingdienst altijd besluiten je rittenregistratie te controleren. Dit kan zij bijvoorbeeld doen aan de hand van kantooragenda’s; elektronische routeplanners; garagenota’s en orderbriefjes.

Wanneer je niet kunt bewijzen dat je werkelijk minder dan 500 kilometer privé hebt gereden, dan krijg je naast de naheffing voor de bijtelling, meestal ook een boete opgelegd. Bovendien bestaat er een grote kans dat de Belastingdienst met terugwerkende kracht ervan uitgaat dat je deze opzettelijke of onopzettelijke fouten ook de voorgaande jaren gemaakt hebt en dat je daarom ook voor deze jaren nog een naheffing in de bus krijgt.

Het belang van een nauwkeurige rittenregistratie is dus groot wanneer je er zeker van wilt zijn dat je geen naheffing of bijtelling hoeft te betalen.

Sluitende Rittenregistratie met keurmerk RitRegistratieSytemen (RSS)

Alhoewel de rittenregistratie zowel handmatig als automatisch geregistreerd mag worden, ben je alleen met een automatisch ritregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen gegarandeerd van een sluitende rittenregistratie. Zoals de Belastingdienst zelf laat weten: “Maakt u gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is.” (website Belastingdienst, d.d. 22/7/2016)

Meer weten over automatische ritregistratiesystemen met het Keurmerk RRS? Lees dan verder op de website van RouteVision.

Bewaren