Haar Eigen Zaak! Voor vrouwelijke ondernemers
Ken je ook van die mensen die alles op orde lijken te hebben? Waar anderen zich druk maken, deadlines en kansen missen, zijn zij de rust zelve. Volgens experts zijn dit geen perfectionisten, maar mensen die zich aan een aantal eenvoudige regels houden. Dit zijn de 10 eenvoudige regels van georganiseerde mensen:
10 eenvoudige regels van georganiseerde mensen
Natuurlijk is het belangrijk om de juiste kantoorartikelen te hebben. Zoals een goede planner, bakjes, mappen en een agenda. Ook al kan dat allemaal ook digitaal. Misschien ben jij ook een van die paper lovers? Er zijn ook mensen die het overzicht totaal niet kunnen houden als alles digitaal is. Kies dan een goede planner! Dat is een goed begin. Maar volg ook de leefregels van georganiseerde mensen, dan behaal je nog meer winst!
1. Schakel hulp in
Kom je in de knel wat tijd of middelen betreft? Efficiënte mensen schakelen hulp in vóór het te laat is. Vele handen maken licht werk! Denk bijvoorbeeld eens aan gezamenlijk brainstormen. Daarnaast doen efficiënte mensen graag die dingen waar ze goed in zijn en schakelen ze voor de rest andere professionals in. Maar er zijn nog meer regels van georganiseerde mensen.
2. Doe iets nieuws
Als je steeds dezelfde routine volgt, ga je een beetje ‘indutten’. Hierdoor kan je op cruciale momenten kansen laten liggen omdat je hersenen niet op scherp staan. Doe elke dag iets nieuws en houd daarmee je hersenen lenig: neem een andere route naar je werk, haal koffie in dat nieuwe tentje, ga tijdens de vergadering eens alleen maar luisteren. Als het maar nieuw is!
3. Sluit vrede met ‘goed genoeg’
Efficiënte mensen kiezen ervoor om hun meest belangrijke taken met een zo hoog mogelijke kwaliteit van aandacht aan te pakken. En de rest? Dat handelen ze naar behoren af, met andere woorden: goed genoeg. Werk je niet over de kop. Echt waar, als je dat project delegeert, hoef je de documenten niet op alfabetische volgorde te leggen vóór je ze aanlevert.
4. Geef mappen een duidelijke naam
Als je tijd wilt verliezen aan zoeken, dan schrijf je op een doos of file op je computer ‘diversen’ of ‘algemeen’. Een paar weken later weet je natuurlijk nooit meer wat er in zit. Berg in plaats daarvan online documenten en spullen op onder de juiste naam – ‘verlofbriefjes’, ‘adresstickers’, ‘cateringbedrijven’ etc. Ja, dit geldt ook voor de mappen op de computer. Als je langer dan 30 seconden naar iets aan het zoeken bent, is er winst te halen.
LEES OOK: Aandacht voor planning om je doelen te bereiken
EN Waar wil jij naartoe als ondernemer doelen stellen
5. Geef je acties één plek
Alle documenten waar je nog ‘iets mee moet’ maar nu geen tijd voor hebt om mee aan de slag te gaan berg je op één plaats op: je IN bak. Op het moment dat je wel tijd hebt om aan de slag te gaan, hoef je maar op één plek te kijken en niet je hele bureau overhoop te halen of computer te doorzoeken. Het klinkt simpel en het is ook simpel. Dit is een van de belangrijke regels van georganiseerde mensen, die veel tijd bespaart.
6. Weet wat je wel en niet hoeft te bewaren
Oude, overbodige en overtollige documenten vertragen. Wist je dat personeel gerelateerde documenten (die niet nodig zijn voor eventuele belastingcontrole) maar 2 jaar bewaard mógen worden? Zoek één keer goed uit wat de regels van het bedrijf zijn en wat je allemaal weg mag gooien – en zoek dan meteen uit hoe vaak er een back-up gemaakt wordt van alles wat je wel wilt bewaren.
7. Creëer een korte dagelijkse routine
Wacht niet tot je weer 30 minuten moet zoeken naar de vergaderstukken of de juiste offerte. Je poetst toch ook niet één maal per week een half uur lang je tanden? Dat doe je elke dag een paar minuten! Bureau- en computer hygiëne is net zo belangrijk: creëer een routine waarin je aan het begin of het einde van de dag automatisch de losse papieren en documenten op je laptop weer de juiste plek geeft en je mailbox weer leeg maakt.
8. Plak geen emoties op je documenten
Ga je al zuchten en steunen als je een bepaalde mail in je inbox ziet? Of moet je eerst een kop koffie halen voor je dat ene personeelsdossier weer onder ogen kunt zien? Het zijn maar woorden en letters hoor! duik er even in, neem actie en laat het weer los. Bewaar je energie voor mensen en acties die écht belangrijk zijn en handel de rest zo snel mogelijk af. Zonder teveel emoties.
9. Geef alles een eigen plek
Werk je naast de voorraad cup-a-soup of de wasmand thuis? Ligt jouw actieplan op je slaapkamer? Als je spullen en mensen geen vaste plek geeft, vervagen allerlei grenzen. Voor je het weet sta je te vergaderen in het toilet. Het volgende stadium is dat je gedachten ook te pas en te onpas verschijnen. Voor je het weet, ben je tijdens het weekeinde met je werk bezig. Herkenbaar? Stop er dan mee en maak ruimte op de juiste plek of tijd.
LEES OOK: Thuiswerkplek: zo maak je een huiselijke werkplek thuis
Heb je weinig ruimte thuis of op kantoor? Zorg dan in elk geval voor een goede ergonomische werktafel. Eentje die je in elke ruimte kunt neerzetten. En die je alleen gebruikt als je werkt.
10. Stop met proppen
Een uitpuilende la, kast of agenda? Efficiënte mensen geven een taak of voorwerp de ruimte die het nodig heeft. Stop met proppen! Neem kleine stapjes op weg naar voldoende ruimte en geniet van de rust en de tijdwinst die dat met zich meebrengt. Voor je het weet past je leven als gegoten – met net dat beetje ruimte meer.
